会议接待基本礼仪有哪些

学习啦  美怡   2019-08-27 10:42:20

  现在很多企业或者政府机构都是会举行会议,这些会议在召开的时候都会有一些专业的会议服务工作人员,很多人会问他们有什么用?下面整理了一篇会议接待礼仪,快来看看吧

  会议接待礼仪

  会场庄重,结合内容布置

  会场环境应给人庄重、舒适的感觉,环境整洁,灯光亮度适中,可适当摆放室内植物和桌面插花。根据参加会议人数选择会场大小及台型布置,小型会议可采用圆桌或“回”字台型,大中型会议可采用礼堂型或教室型。根据会议内容还可通过一定的物品和手段,渲染与之相配的气氛。

  注重细节,做好预案

  茶杯须经过消毒,确保无黄斑、无缺口?笕棵芊馔旰,在保质期内。鲜花无枯枝、败叶;岢√峁┑谋视τ湍ヂ、书写通畅,纸本干净整洁。调整投影设备,使其亮度和大小适当。调试话筒效果,使音量适中。调节空调温度,将室内温度控制在26℃左右,并保持室内湿度适中、空气清新。做好预案应对突发事件,保证安全通道畅通,严禁外来人员闯入会场,有条件的话会场可配备备用电源、应急照明设备和急救药箱等。

  提前熟悉环境,面带微笑迎接

  会议服务人员应提前熟悉会场周围环境,方便指引;嵋榭记,迎宾人员应在会议室门口迎候参加会议的客人到达,并礼貌引领到签到处签到。迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。冬季,对进入会场的来宾脱下的衣帽,服务人员及时伸手去接,并挂至衣帽架上。

  关注客人动态,遵守会场秩序

  会议开始后,在会议室门口挂上“请勿打扰”的牌子;嵋榉袢嗽庇φ玖⒃诨岢≈芪,观察所负责区域宾客是否需要服务,绝不能因为站立时间过长,而倚靠会场墙壁或柱子。添加茶水时,倒至七分满,并注意客人的动态,以免发生碰撞。在会场服务时,语言、动作要轻,尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人。遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容,对于所听到的会议内容应保密。

  会议结束,做好资料回收

  会议结束后,服务人员应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别。检查会议室是否有来宾遗忘的物品。清理会议桌上的资料、茶杯等物品。摆放桌椅,恢复原样,进行保洁清扫。关闭所有电器,节约能源。

  会议接待基本要求

  一、对工作人员仪容要求

  如果会议服务工作人员是比较专业,那么在工作过程中,应该要知道会议基本礼仪,因为仪容仪表是会议服务相当重要的考核指标,通常是会要求工作人员着装要一致,并且佩戴一致的服务标志,并且会议服务工作人员应该要化素雅淡妆、不要浓妆艳抹,头发不要遮住自己的脸。

  二、对工作人员语言要求

  会议服务工作在进行服务的时候应该要注意自己语言方面,在为参加会议来宾带路或者检查请柬的时候,应该要把自己语调变得亲切和温和,而且音量也是要哟,一些礼貌性用语一定要时常挂在嘴边,这样才能给来宾带来比较好的形象,并且要对那些参加会议的人经常打招呼。

  三、保持良好的态度

  在进行会议服务的时候,态度一定是要温和起来,一些来宾第一次参加会议有很多东西都不懂,这个时候应该有耐心的给他们解释,并且保证有礼有节,这样子才能够保证来宾,宾至如归,如果在服务过程中出现了一些错误,应该用于承担责任,及时向来宾认错。

  会议接待注意事项

  1、确定接待规格

  会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作性会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。

  2、发放会议通知

  会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

  会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

  会场的选择

  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

  第一:大小要适中;岢√,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”

  第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

  第三:附属设施要齐全;嵛袢嗽币欢ㄒ曰岢〉恼彰、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。

  第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

  会场的布置

  会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

  一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语?稍诨岢∧诎诜攀实钡那崴膳杈、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序。

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